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Primeiramente, Análise e mapeamento de processos retrata de forma geral o estado atual dos processos, visando entender como eles funcionam e fazer um diagnóstico completo a partir dessas informações. Dessa forma, com a sua aplicabilidade, é possível promover a melhoria dos processos, para aumentar o desempenho do negócio. Portanto, essa ferramenta baseia-se em reconhecimento e análise e, por isso, é muito importante para melhorar a gestão.

Somado a isso, esse mapeamento leva a reduções significativas de custos, pois evidencia possíveis erros no sistema promovendo uma visão mais ampla dos processos utilizados pela organização.

Quais os riscos para uma empresa que não usa o mapeamento de processos ?

Quando os processos de negócios não são planejados adequadamente, todo proveito da empresa é colocado em risco. Isso inclui desorganização e produtividade reduzida, demissões, duplicação de trabalho, perda de tempo e dinheiro, sendo capaz de falir. Por isso, para manter os processos de negócios bem organizados e eficientes, deve haver um planejamento estratégico e é aí que reside a justificativa para o mapeamento de processos. Logo, apenas dessa forma o gestor terá uma visão abrangente, confiável e atualizada dos pontos fortes e fracos da empresa. Sendo assim, com esses dados em mãos, fazemos um planejamento sólido e eficaz, com o objetivo de orientar com precisão cada passo que será tomado para melhorar o desempenho do negócio.

Quando uma análise de mapeamento de processos é necessária?

• Encontrar ineficiências na empresa (Ajuda a identificar gargalos, lacunas e outros problemas no fluxo do processo).
• Compreensão das responsabilidades de cada um dentro da empresa (Melhora a compreensão geral do processo, coordenando as responsabilidades entre diferentes pessoas ou organizações).
• Aumentar a taxa de satisfação dos clientes (Quando clientes demonstram insatisfações com frequência é necessário um analise interno para descobri a causa).
• Ajudar os funcionários (Aperfeiçoar o desempenho dos funcionários e a satisfação no trabalho).

Os benefícios

Por conseguinte, a partir do mapeamento, a empresa consegue visualizar qualquer tipo de processo. Portanto, é bastante útil em situações em que você precisa se comunicar em um processo complexo, resolver um problema contínuo durante um processo ou direcionar as responsabilidades de vários membros da equipe além de identificar problemas em sua operação, identificar os responsáveis por cada etapa do processo, fazer previsões de tempo e custo para cada produção, definir padrões de gestão e fazer checklists já realizados em cada etapa.

Quais erros não cometer

Em princípio, o uso incorreto do mapeamento de processos pode gerar uma série de dificuldades dentro de uma organização. Dessa maneira, seja por desafios gerenciais ou operacionais, muitas empresas não conseguem controlar adequadamente sua movimentação. Como resultado, ocasiona uma compreensão equivocada dos resultados, gerando uma visão direta do que está sendo feito, sem realmente considerar os pontos.

Alguns problemas comuns

• Olhar apenas para os resultados de pessoas e lugares e não para o processo como um todo;
• Não conseguir enxergar um processo com começo, meio e fim;
• Falhar na comunicação entre todas as pessoas da equipe e incompreensão individual dos procedimentos;
• Falta de investimento em soluções verdadeiramente eficazes;
• Falta de gerenciamento de resultados de processos e funcionalidade de rastreamento ao longo da jornada;
• Muito tempo é gasto em desenho manual, como quadros brancos postados e não automatizados;
• Obras mal-entendidas que não foram escritas e requerem interpretação pessoal;

Etapas do mapeamento de processos

Em suma, para superar desafios, é muito importante envolver as pessoas de sua equipe e ter todas as informações claras sobre seus processos e demandas. Por isso, mostraremos as etapas importantes que dão vida a esse mapeamento;

Observação

É a etapa mais importante do projeto, na qual analisamos as operações da empresa. Desse modo, é uma boa ideia conversar como os membros da empresa e outras partes interessadas que estarão envolvidas no processo. Dessa forma, garantimos que todas as etapas necessárias sejam inseridas com precisão e o nível de detalhe necessário.

DEIP

Em seguida, fazemos o diagrama de escopo e interface do processo (DEIP) é a ferramenta utilizada para identificar subprocessos de um processo (área). Nela, fazemos um lista de todas as coisas envolvidas e a pessoa responsável por cada uma delas, identificando os fornecedores, insumos, resultados e beneficiados de cada subprocesso. Além disso, é identificada a legislação e as ferramentas utilizadas.

Fluxograma da situação atual

Posteriormente, para ajudar a identificar as oportunidades de melhorias, é feito um fluxograma de diagramas e funções de cada subprocesso e quem o está fazendo, facilitado a sua visualização.

Oportunidade de melhoria

Em seguida, identificamos as adversidades nos processos e utilizamos o diagrama de ishikawa para resolver as dores caracterizadas, permitindo maior visualização do problema posterior. Assim sendo, colocamos o problema na cabeça do peixe e as causas e efeitos nas espinhas. Por fim, a ferramenta utilizada é a Matriz Gut que prioriza os problemas de acordo com o grau Gravidade, Urgência e Tendência.

Plano de ação

O plano de ação é um formulário estruturado que segue um método de definir as metas e objetivos, as tarefas a serem executadas. Somado a isso, nomeamos os responsáveis pelo desenvolvimento de cada uma delas e acompanhar o andamento do projeto, para atingir os melhores resultados. Por outro lado, deve ser compatível com o modelo 5W2H (Quem? O quê? Onde? Quando? Por que razão? Como? Quanto vai custar?)

Não apenas, com um plano de ação completo, criamos um cronograma de atuação, que especifica o tempo em que cada ação deve ser realizada. Logo, ele deve ser preparado de acordo com as coisas importantes que foram feitas anteriormente.

Fluxograma proposto “to be”

Nesta etapa panejamos o processo melhorado, ou seja, o processo que queremos que a empresa siga. Assim sendo, construímos o processo pelo qual as melhorias encontradas nas etapas anteriores são implementadas. Entretanto, se porventura houver a necessidade de uma atividade crítica, padronize um P.O.P. para evitar que erros comprometam o funcionamento.

Manual de processos

Por fim, no manual de processos do fluxograma “to be” descreve cada função do gráfico, tencionando maior entendimentos dos processos para os funcionários da empresa.

Conclusão

Com o mapeamento concluído é hora de acompanhar seus resultados para ver se o processo de mapeamento estava funcionando bem. Por isso, esteja sempre atento às mudanças e aos indicadores que podem alertar um ajuste necessário ou um desvio que, por consequência, levará a problemas ao longo prazo. Além disso, ela é eficaz para documentar e aperfeiçoar os processos. Portanto, ao combinar esse conhecimento com as ferramentas corretas, você pode começar a mapear e gerenciar seus processos para uma comunicação mais clara e melhor realização.

Quer entender como podemos te ajudar no Mapeamento de Processos da sua empresa? Entre em contato conosco e saiba mais!