A IMPORTÂNCIA DO SETOR FINANCEIRO PARA A SUA EMPRESA
Como organizar o Financeiro da minha empresa?
O que você vai aprender?
A IMPORTÂNCIA DO SETOR FINANCEIRO PARA A SUA EMPRESA
8 PASSOS PARA ESTRUTURAR O FINANCEIRO DO SEU NEGÓCIO
A IMPORTÂNCIA DO SETOR FINANCEIRO PARA A SUA EMPRESA
O setor financeiro exerce a responsabilidade de garantir recursos para que a empresa consiga cumprir seus objetivos, não apenas com lucros imediatos, mas também a longo prazo.
É também responsável pelos processos de tesouraria, contabilidade, planejamento financeiro, gestão de contas, de riscos, de impostos e da relação com investidores.
Entretanto, podem variar dependendo da amplitude administrativa do negócio. Se falarmos sobre de uma empresa de pequeno porte, é possível apenas uma tesouraria para o controle de contas no caso . Para aquelas de médio porte, precisamos de uma área de capital de giro, por exemplo. Já para companhias maiores, definir uma área de auditoria e contabilidade se torna imprescindível .
Conduzir tal setor com maestria requer conhecimento extenso sobre finanças, economia e contabilidade. Por outro lado, possuir uma visão sistêmica do negócio, ter conhecimento sobre outras áreas e dispor de uma estruturação financeira bem definida, são a chave do sucesso para traçar melhores ações dentro da área financeira e otimizar resultados.
8 PASSOS PARA ESTRUTURAR O FINANCEIRO DO SEU NEGÓCIO
1º PASSO – PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
A sua empresa sabe QUAL lucratividade quer alcançar?
Para que se defina qual lucratividade a empresa quer alcançar, é necessário ter exatidão de todos os valores relacionados à gastos, custos, preços, despesas, investimentos, perdas e desembolsos.
Em seguida, calcular o Demonstrativo de Resultado de Exercício, também conhecido como DRE, no qual podemos averiguar se os resultados estão gerando lucros ou prejuízos.
Por fim, utilize dos indicadores financeiros (margem de contribuição, ponto de equilíbrio, margem de segurança, rentabilidade, lucratividade e payback) para te ajudar a enxergar e te mostrar quais metas devem ser elaboradas para melhorar seus resultados.
Como também, é muito importante que a definição de qual lucratividade a empresa quer alcançar esteja alinhada com os objetivos da organização como um todo.
Planejar as metas do financeiro é essencial, mas não podemos esquecer de executar e acompanhar com regularidade, seja mensalmente ou anualmente.
ORÇAMENTO ANUAL
Além de realizar estudos e definir metas para alcançar o lucro desejável pela organização, como já foi mostrado, é necessário também estabelecer um orçamento anual para que se tenha por escrito todos os recursos que serão utilizados ao longo do ano, sejam eles despesas, custos e afins.
Qual o intuito de um orçamento anual?
Bom, para que a empresa possa contratar um novo serviço, investir na expansão de um setor, contratar novos funcionários e ferramentas, é necessário saber sobre a possibilidade ou não da realização, ou seja, se está dentro do orçamento da mesma.
Por exemplo, para uma indústria de automóveis que deseja começar a investir em ações, ela precisa verificar quanto do seu orçamento estará disponível para a aplicação, sem que prejudique a saúde financeira da empresa.
DICA:
Sempre ao planejar um orçamento anual, procure os outros setores e avalie as necessidades de cada um! Isso ajudará a detalhar melhor os recursos, diminuindo os riscos de gastos inesperados que possam prejudicar a saúde financeira da empresa.
2º PASSO – SEPARE AS CONTAS PESSOAIS DAS EMPRESARIAIS
ENTENDA A IMPORTÂNCIA DE NÃO MISTURAR O PESSOAL COM O EMPRESARIAL
Em empresas familiares e de pequeno porte, é comum que as finanças pessoais sejam misturadas com as do negócio. Isso é um erro gravíssimo e que atrapalha o dia-a-dia de um setor financeiro!
O ponto a ser discutido aqui, é que deve-se determinar junto aos sócios os períodos e condições para realizar as retiradas.
Organizando de forma rigorosa os recursos oriundos destinados à empresa do dinheiro que é reservado à vida pessoal, estará contribuindo na assertividade do planejamento estratégico do financeiro
3º PASSO – ORGANIZE DOCUMENTOS
ORGANIZE OS DOCUMENTOS E CONTROLE-os MENSALMENTE
Se na sua vida pessoal você certamente organiza seus documentos, boletos e até mesmo seudinheiro, por que não fazer isso no financeiro da sua empresa?
Para que você consiga fazer algum tipo de análise de forma ágil e rápida, é necessário organizar notas fiscais, comprovantes, contratos, boletos, etc. Uma vez que os mesmos podem ser facilmente perdidos no meio de tantos documentos, aconselha-se organizar tanto no meio físico, quanto no digital!
DICA:
Separe mensalmente pastas para cada documento que precise ser guardado!! Divida-os por exemplo em boletos que precisam ser pagos, comprovantes, etc… Além de etiquetar com o título do conteúdo e deixar em local de fácil acesso.
4º PASSO – SE ATENTE AOS PRAZOS
NADA DE ATRASOS! SE ATENTE AOS PRAZOS
A questão das datas é essencial para o setor financeiro, já que te oferece a noção, por exemplo, de quando será necessário realizar um pagamento ou receber algum valor , gerando assim uma maior estabilidade do que precisa ser feito.
Existem aquelas datas que não podem ser esquecidas de forma alguma, como o pagamento de impostos e do salário dos funcionários. Caso não haja o pagamento de algum boleto, acarretará em multas ou juros, criando assim um gasto desnecessário, podendo até “queimar” a imagem da empresa, caso ocorra com frequência.
Saber o dia certo de gerar uma nota fiscal para o cliente ou quando irá receber o pagamento de uma nota não deve ser ignorado, já que é um passo para gerar credibilidade no mercado e também é como você tem controle de quem ainda não fez o pagamento.
DICA:
Anote mensalmente todas as datas fixas de pagamento para não esquecer. E ao longo das semanas, vá verificando o que você precisa pagar.
5º PASSO – NEGOCIE BOAS CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
CONDIÇÕES DE PAGAMENTO: COMO CONSEGUIR?
Como dito na dica anterior, datas são importantes tanto para contas a pagar, como para contas a receber.
Por isso, é importante conquistar boas condições de pagamentos. Ajustar prazos, negociar valores e parcelamentos, evitando que sua empresa pague juros excessivo.
DICA:
Conversa é tudo! Então busque pelas melhores condições de pagamento com seus fornecedores e clientes. Acredito que em ambos os casos, as duas partes entrarão em um consenso que seja bom tanto para um lado, quanto para o outro.
6º PASSO – GESTÃO COM FORNECEDORES
UM BOM RELACIONAMENTO TE TRARÁ FRUTOS
Gerir o relacionamento entre sua empresa e seus fornecedores é de extrema importância não só para o financeiro, mas também para outros diversos setores. Por exemplo, problemas com fornecimento podem gerar atrasos ou má qualidade do serviço ou produto, ressaltando então o que já foi citado anteriormente no 5º passo: a importância de estabelecer datas e cumpri-las.
DICAS:
1- Não caia em armadilhas de preços.
2- Alinhe os processos.
3- Estude as condições oferecidas.
4- Construa um mix de fornecedores.
5- Reconheça a importância de um bom relacionamento
7º PASSO – DETERMINE FUNCIONÁRIOS PARA CADA ATIVIDADE OU TAREFA
CLAREZA E ORGANIZAÇÃO!
Assim como os setores de RH, marketing, operacional e logística, em que existem colaboradores designados para cada atividade, com o financeiro não seria diferente.
Já falamos muito de contas a pagar e contas a receber de uma empresa, percebendo então que apesar de estarem no mesmo setor, são assuntos diferentes. Em relação às contas a pagar, fica claro que lidam com fornecedores. Já em contas a receber, lidam com os clientes. No caso de empresas de médio e grande porte em que o volume de trabalho é grande, é necessário funcionários diferentes que exerçam tais atividades, pois assim proporcionarão maior disponibilidade ao trabalho. Outrora, em empresas de pequeno porte, o volume de trabalho pode ser realizado pela mesma pessoa.
DICA:
Alinhe as atividade que o setor gera e designe funções do mesmo assunto para um mesmo funcionário. Desta forma, você evita erros que podem ser cometidos em função da grande demanda de atividades e melhora sua produtividade e assertividade!
8º PASSO – USE A TECNOLOGIA A SEU FAVOR
O que escolher: um sistema gerencial ou planilhas ?
Por possuirmos uma maior familiaridade com as mesmas, o uso de planilhas ainda é considerado muito popular pelas empresas de gestão. Ainda que, muitas empresas utilizem as mesmas e se sintam satisfeitas com a automação exercida por elas, nada se compara ao uso de um software de gestão financeira.
Investir em um sistema como tal é um avanço, uma vez que evita anotações feitas em papel, erros, perdas de dados, cálculos equivocados, oferecendo assim informações precisas.
DICA:
Invista em um sistema de software para o seu financeiro, é o melhor investimento para se obter uma organização eficaz. Entretanto, quando necessário, não tenha receio em utilizar planilhas!