Como identificar falhas nos processos da sua empresa
A empresa deve possuir processos alinhados e que sejam adequadamente efetivos em suas ações. Dessa forma, ela possuirá um excelente funcionamento, um reconhecimento significativo no mercado e o lucro desejado. Primeiramente, é relevante entender que um processo configura-se em um grande conjunto de atividades que, à medida que vão sendo realizadas, convertem insumos em um resultado com valor agregado.
Além disso, é importante compreender que uma falha se caracteriza em um empecilho e/ou erro presente em uma das etapas e com isso acaba acarretando um dano no resultado final, o qual conta com valor agregado na maioria das vezes. Portanto, vale ressaltar também que as falhas são responsáveis pela maioria dos efeitos negativos dentro de uma companhia. Dessa forma, podemos citar como exemplos:
Falhas nos Processos da Empresa
- Não utilização de forma de comunicação entre os colaboradores;
- Precária coleta de feedbacks dos clientes acerca dos projetos e dos colaboradores diante da elaboração;
- Não cumprimento de ações presentes nos manuais de processo por parte dos colaboradores;
- Sobrecarga de colaboradores;
- Divisão de tarefas feita incorretamente;
- Erros de formatação dos relatórios, o que pode causar um atraso na entrega do projeto.
Os tópicos acima trazem alguns exemplos de possíveis falhas. Dito isso, para descobrir se a sua empresa enfrenta algum tipo de falha nos seus processos é de extrema importância verificar se os projetos estão sendo finalizados nos prazos determinados, com isso, os colaboradores estão ciente das tarefas a serem executadas no seu cargo e por fim observar se os fornecedores, a partir dos seus insumos, estão gerando um produto de qualidade, trazendo consigo os beneficiados.
Tais demandas citadas, necessitam de tempo e pessoas especializadas que irão buscar entender a relação dos funcionários com o funcionamento da empresa. Dessa forma, o projeto que seria designado visando identificar falhas seria a Análise e Mapeamento de Processos. Assim, nesse projeto, uma dupla de consultores irá, na forma de 7 etapas, destrinchar, por meio de um relatório, como a empresa contratante funciona atualmente. Em seguida, haverá o reconhecimento de falhas e suas possíveis oportunidades de melhoria. Por fim, a empresa pode funcionar a partir de uma nova perspectiva corrigindo os pequenos erros encontrados.
A relevância em identificar e estudar soluções para as falhas se concerne em adquirir:
- A satisfação do cliente, para que com isso se torne um cliente promotor o qual irá indicar a empresa e seus serviços para outras pessoas, visando assim, diminuir o número de clientes detratores, aqueles que a partir de uma experiência considerada ruim não indicam a empresa e os seus serviços prestados;
- Engajamento da equipe, a presença de processos que possuem em seu desenvolvimento etapas bem elaboradas as quais não irão gerar um desgaste maior da equipe;
- Entregas no prazo, um processo bem elaborado, irá prevenir o surgimento de imprevistos os quais em sua maioria geram o atraso da entrega dos projetos;
- Sucesso, Reconhecimento e Lucro, por fim, a empresa que não possui falhas em seus processos estão no caminho para adquirir essas três palavras, através da qualidade do serviço prestado e produto ofertado.
Infere-se, portanto, que a compreensão de possíveis falhas nos processos dentro de uma empresa é de extrema importância, para que a empresa possa crescer de forma saudável e acelerada no mercado em que está inserida.